Phả ký là lịch sử tổng hợp, toàn diện, chi tiết của dòng họ (thực tế là của một chi họ), viết theo lối viết sử, trong sáng, gãy gọn, dễ hiểu; cần nắm chắc các thuật ngữ chuyên ngành gia phả.
Lúc ghi chép cần tôn trọng hệ thống ký ức và truyền miêng của người trong họ. Mỗi họ, khi tiếp xúc sâu sẽ phát hiện được một vài người am hiểu, minh mẫn. Cách hỏi, cách phỏng vấn phải theo trình tự, hệ thống, từng loại việc, từng người. Phải tới từng chi, từng hộ để hỏi, quan sát.
Hệ thống mồ mả, bài vị, văn bản phân chia ruộng đất, từ điển Nhân vật nổi bật, các loại bằng khen, giấy khen, giấy chứng nhận “Mẹ Việt Nam anh hùng”… là nguồn thông tin bổ sung quí.
Phả ký là bài văn khó viết nhất!
Bài phả ký phải đạt mục đích, yêu cầu: Phải phản ánh toàn điện lịch sử dòng họ từ khởi thủy đến nay; xác định rõ tính ưu việt của dòng họ, đây là quan điểm đúng đắn và chỉ ra phương hướng xây dựng dòng họ văn hóa.
Do đó, để viết phả ký đầy đủ, cần phải đi thực tế (hay còn gọi là điền dã), trực tiếp khảo sát đầy đủ; liên hệ thật sâu từng thời kỳ lịch sử ứng với từng đời trong họ; phải quán triệt quan điểm chức năng, nhiệm vụ gia đình, phải vận dụng kiến thức sẵn có; phải nhẫn nại, kiên trì, nghiêm túc, khi chấp bút… sau cùng là giọng văn trong sáng, dễ đọc.
Trong trường hợp dòng họ có gia phả gốc, viết bằng chữ Hán chắng hạn, ta dịch ra Quốc ngữ và đưa vào thành một phần của phả ký, sau đó là phần kế tục của các đời tiếp theo..