Phả ký là lịch sử tổng hợp, toàn diện, chi tiết của dòng họ (thực tế là của một chi họ), viết theo lối viết sử, trong sáng, gãy gọn, dễ hiểu; cần nắm chắc các thuật ngữ chuyên ngành gia phả.

Gia phả với phần giới thiệu

Lúc ghi chép cần tôn trọng hệ thống ký ức và truyền miêng của người trong họ. Mỗi họ, khi tiếp xúc sâu sẽ phát hiện được một vài người am hiểu, minh mẫn. Cách hỏi, cách phỏng vấn phải theo trình tự, hệ thống, từng loại việc, từng người. Phải tới từng chi, từng hộ để hỏi, quan sát.

Hệ thống mồ mả, bài vị, văn bản phân chia ruộng đất, từ điển Nhân vật nổi bật, các loại bằng khen, giấy khen, giấy chứng nhận “Mẹ Việt Nam anh hùng”… là nguồn thông tin bổ sung quí.

Phả ký là bài văn khó viết nhất!

Bài phả ký phải đạt mục đích, yêu cầu: Phải phản ánh toàn điện lịch sử dòng họ từ khởi thủy đến nay; xác định rõ tính ưu việt của dòng họ, đây là quan điểm đúng đắn và chỉ ra phương hướng xây dựng dòng họ văn hóa.

Do đó, để viết phả ký đầy đủ, cần phải đi thực tế (hay còn gọi là điền dã), trực tiếp khảo sát đầy đủ; liên hệ thật sâu từng thời kỳ lịch sử ứng với từng đời trong họ; phải quán triệt quan điểm chức năng, nhiệm vụ gia đình, phải vận dụng kiến thức sẵn có; phải nhẫn nại, kiên trì, nghiêm túc, khi chấp bút… sau cùng là giọng văn trong sáng, dễ đọc.

Trong trường hợp dòng họ có gia phả gốc, viết bằng chữ Hán chắng hạn, ta dịch ra Quốc ngữ và đưa vào thành một phần của phả ký, sau đó là phần kế tục của các đời tiếp theo..

• Phần đầu nêu nội dung, ý nghĩa, sự tác động của gia phả trong đời sống dòng họ. Nêu sự phát tích dòng họ; vị tổ đời một, vị tổ khai cơ nêu tiểu sử và đây chính là người sản sinh ra dòng họ; Nêu vị trí tổ quán với cách thức nêu tuần tự từ địa chí về xóm ấp, địa lý tự nhiên rồi nêu tiếp về lịch sử xóm ấp, lịch sử các dòng họ sống chung; rồi viết về đình, miếu…
• Đi sâu hơn ta nêu gia đình – dòng họ là nơi “tái sản xuất ra con người”, nơi con cháu hậu duệ các đời sinh ra, để duy trì dòng giống, nâng cao trí lực, thể lực, đảm bảo tái sản xuất cho lao động xã hội. Ở đây ta có dịp thống kê từng chi đã sinh ra bao nhiêu nam, nữ; đã tổ chức cưới gả bao nhiêu họ khác với hai qui luật cơ bản là hôn nhân và di truyền..
• Chức năng kinh tế và tổ chức đời sống cho từng gia đình trong họ: Thuở ban sơ, các vị tiền hiền đến bám đất khai canh, trải qua các đời đã từng đảm đương kinh doanh các nghề ra sao.
• Chức năng giáo dục: Giáo dục tri thức, kinh nghiệm, đạo đức và lối sống, giáo dục nhân cách và thẩm mỹ, ý thức cộng đồng. Phương pháp giáo dục đa dạng, chủ yếu là nêu gương, thuyết phục, lấy gia phong, gia đạo để giáo dục, tự giáo dục. Ta chú ý chủ thể là các bậc ông bà, cha mẹ.
• Chức năng thỏa mản nhu cầu tâm – sinh lý, tình cảm: Ở đây, những vấn đề về giới tính, về giới, về thế hệ, những sự mệt mỏi trong lao động, những căng thẳng trong chiến đấu, những niềm vui cẩn sẻ chia. Gia đình – dòng họ là nơi có vai trò giải quyết, bằng vị thế hoặc ông bà, hoặc cha mẹ, hoặc anh chị… trong đó cần chú ý vai trò những bà mẹ.
• Nhìn qua tổng thể dòng họ, chúng ta phải mô tả cho được vai trò của dòng họ trong lịch sử ở các khía cạnh: qua hôn nhân và di truyền đã sản sinh ra đời kế tiếp nối dõi tông đường, là dòng họ với truyền thống lao động, sản xuất, bám đất giữ làng, xây dựng sự nghiệp, là dòng họ yêu nước, yêu quê hương, là dòng họ với truyền thống văn hóa.
• Tính chất, đặc điểm ưu việt của dòng họ: Đây là sự đánh giá khái quát những tính chất ưu việt các mặt đã nêu. Phải quan sát, khái quát một cách sắc bén, nêu đúng bản chất dòng họ. Có thể suy nghĩ và nêu sau cùng sau khi đã chiêm nhiệm dòng họ. Những nhược đểm, khiếm khuyết ta vẫn có thể nêu để rút kinh nghiệm trong họ, hoặc là chưa nêu chứ nguyên tắc không được làm sai lệch lịch sử dòng họ.
• Sau cùng là nêu phương hướng xây dựng dòng họ văn hóa với những tiêu chí truyền thống dòng họ Việt Nam đã xây dựng. Gia đình Việt Nam, trên cơ sở “quan hệ bình đẳng – thương yêu – có trách nhiệm – cùng chia sẻ công việc”:

1. Sưu tầm tài liệu bắt đầu bằng một chuyến đi điền dã. Đây là công việc vất vả, phải đi xa và đi nhiều nơi trong dòng họ để hỏi, phỏng vấn, lấy thông tin trong các bậc lão thành hoặc người am hiểu trong họ về tiểu sử ông bà tổ, về nhà thờ tổ; khảo sát mồ mả, tìm hiểu di chúc, giấy tờ đất đai hương hỏa; quan sát địa lý xóm ấp, đình chùa, miếu mạo…
2. Phỏng vấn phải khéo léo, với hình thức linh hoạt vì hỏi không khéo người ta không nói, hỏi dồn dập người lớn tuổi bối rối quên mất. Có khi phải đi lại nhiều lần, vì không gặp đối tượng. Nói chung là phải kiên trì.
3. Sau chuyến đi điền dã, ta phải vào kho lưu trữ quốc gia, thư viên hoặc sở địa chính, tư pháp, công an… để có thêm tư liệu về đất đai, nhân thân, di chúc, hộ tịch.

1. Sắp xếp tư liệu theo thứ tự thời gian và theo từng loại. Dùng phương pháp tổng hợp, phân tích, so sánh để sử dụng thông tin chính xác nhất. Cần giải quyết những mâu thuẫn trong lời kể.
2. Bắt đầu công việc chấp bút. Trước tiên ta lập đề cương, dàn bài chi tiết (như trên), rồi dùng thể văn trần thuật, tường thuật, miêu tả, phân tích và phải cân nhắc xoáy vào trọng tâm, không để lạc đề, không cương điệu, ca ngợi quá sự thật; tôn trọng tính khoa học nhưng không đi sâu nghiên cứu làm bài viết khô khan, ngán đọc
3. Các mặt tích cực và nhược điểm của gia đình phải được tôn trọng, chưa nói chứ không được nói khác đi. Với bài phả ký đòi hỏi trình độ hiểu biết về lịch sử, địa lý, dân tộc học của người đi dựng phả.